In de innovatieprojecten die ik beroepshalve uitvoer, is mijn rol meestal die van projectleider. Om te komen tot het gewenste projectresultaat is het smeden van een hecht team van cruciaal belang. Ondanks de nodige ervaring, kan ik zeggen dat dit echt niet altijd vanzelfsprekend is. Als je mij vraagt wat het beste projectteam is waarin ik ooit heb gewerkt, kom ik gek genoeg niet met één van die teams ‘van het werk’ vol met toptechneuten, maar met een ‘cluppie vrijwilligers’ van allerhande pluimage in het bescheiden dorpje Honselersdijk.
10 jaar in de organisatiecomité van de Honselse Feestweek hebben mij laten zien dat hier iets bijzonders gebeurt, dat ik nog zelden ergens anders mee heb gemaakt. Toen ik bij het comité werd gevraagd (om een ‘paar persberichtjes’ te versturen. Bedankt nog Jan!) waren er welgeteld vier comitéleden, Jan, Marco, Ben en Ed. Ondertussen zijn we met 25 (!) en beginnen komende september alweer aan de voorbereiding voor de editie van 2022. Wat maakt dit ‘cluppie vrijwilligers’ zo bijzonder?
Het doel is duidelijk
Persoonlijk vind ik een keiharde deadline in een project een zegen. Onder druk worden zaken vloeibaar. Geen uitstelgedrag, maar knopen hakken. Dat is bij een dorpsfeest natuurlijk glashelder. Eén keer per jaar staat ie op de gemeentelijke evenementenagenda; geen discussie mogelijk.
Maar laten we vooral ‘het waarom’ niet vergeten. Eén van de eerste vragen die we elkaar stelden was: waarom doen we dit eigenlijk? Eenvoudig: om álle 7.500 Honselersdijkers een onvergetelijke week te bezorgen. Jong én oud. Sportief én cultureel. Gezelligheid én inhoud. Elk initiatief dat we ontplooien en elk besluit dat we nemen wordt langs deze meetlat gelegd; draagt het bij aan het doel van de Honselse Feestweek?!
Van ‘moeten’ naar ‘kunnen’
Het vinden van vrijwilligers lijkt vaak een uitdaging. Er móet zo veel gebeuren in een vereniging of bij het organiseren van een evenement. Bij ons comité lijken nieuwe vrijwilligers vaak letterlijk ‘zo maar binnen te lopen’. Waarom? Omdat we ze niet benaderen vanuit de taken die moeten gebeuren, maar vrijwilligers initiatieven laten ontplooien die passen bij wat zij goed kunnen en vooral wat ze leuk vinden. Letterlijk de eerste vraag die we een nieuwe, potentiële vrijwilligers stellen is: ‘wat vind je eigenlijk zelf leuk?’ De rest gaat dan eigenlijk vrijwel altijd vanzelf.
Geen structuur?
Wie wel eens een bijeenkomst van ons comité heeft meegemaakt, zal zich wellicht hebben verbaasd over de het informele, soms zelfs chaotische karakter. Ja, we hebben een bestuur, maar opgelegde hiërarchie is ons vreemd. Natuurlijk er zijn vrijwilligers met ervaring aan wie nieuwelingen zich optrekken. En ‘denkers’ en ‘doeners’ nemen als vanzelfsprekend de rol in die hen past. Het gevolg: een grenzeloos vertrouwen in elkaar en als resultaat: scherpe, open discussies, maar vooral razendsnelle besluitvorming. In 2 maanden een complete online feestweek organiseren? #komtgoed natuurlijk.
Wat kan er wel?
Als je iets maar lang genoeg doet, dan krijg je onlosmakelijk met tegenslagen te maken. Cruciale vrijwilligers geveld door persoonlijke omstandigheden, een verkeersdrempel die plotseling op de finishlijn van de wielerronde ligt of de nieuwste veiligheidsregels die voor vergunningsperikelen zorgen. Op één of andere manier lukt het ons om geen energie te verspillen aan onmogelijkheden, maar als een stel onverdroten positivo’s te blijven vragen ‘wat kan er wel?!’. In 2020 en 2021 maakte Covid dat we onze ‘can-do mentaliteit’ hard nodig hadden.
Geen feestweek was dan ook de meest eenvoudige oplossing geweest. Echter, wederom stelden we ons de vraag: waarom doen we dit? Het resultaat: een volledig online Honselse Feestweek in 2020 (Feestweek TV) en een hybride online en fysieke feestweek in 2021 (Feestweek Radio). Twee jaar achter elkaar één van de weinige Westlandse feestweken die wel doorging. Fantastisch om te doen, maar nog veel belangrijker: getuige de vele deelnemers en reacties een topweek voor de Honselersdijkers. Doelstelling behaald!
Met een historie die teruggaat tot 1967, jaarlijks vier dagen vol evenementen, duizenden deelnemers, ruim 200 sponsoren (!), is de Honselse Feestweek een serieuze operatie geworden. Het lukt ons deze operatie te ‘runnen’ zonder in te leveren op de unieke werkwijze zoals in deze blog beschreven. Het is dus meer dan een gimmick om ons vrijwilligerscomité te betitelen als mijn beste projectteam. Ik neem ontzettend veel aspecten uit deze vrijwilligersactiviteit mee in mijn dagelijks werk met als doel dezelfde positieve, resultaatgerichte en respectvolle werkwijze in teams te creëren.
En, o ja, heb je affiniteit met Honselersdijk en wil je met plezier jouw kennis en kunde inzetten voor het dorp? Kom eens langs! Mail me op info@bartvanmeurs.com of bel even op 06 432 34 951.
